Zazwyczaj koszty drukowania są obliczane w oparciu o informacje wydruku jednej strony dokumentu. Kolejnym często stosowanym sposobem na obliczenie kosztów druku jest koszt zakupu tonera lub tuszu, a także sprawdzenie ich wydajności. Oczywiście żaden z tych sposobów nie gwarantuje nam przedstawienia realnych kosztów druku, ponieważ większość informacji jest przedstawiania nam przez producentów materiałów eksploatacyjnych, którzy chcą przekonać klienta, że to właśnie ich produkty gwarantują zwiększoną jakość wydruku oraz wydajność. Co należy wziąć pod uwagę, aby nasze wyliczenia były dokładne, precyzyjne i przede wszystkim prawdziwe? Na co należy zwrócić uwagę w przypadku drukowania na urządzeniach laserowych, a na co w przypadku urządzeń atramentowych?
Niezależnie od tego, z jakiego urządzenia drukującego korzystamy: drukarki atramentowej czy laserowej, a może urządzenia wielofunkcyjnego , realne koszty druku trzeba będzie ustalić na określonym wcześniej przedziale czasowym. Koszty druku najłatwiej będzie nam podliczyć w skali roku, ponieważ każdy miesiąc pod względem drukowania może się od siebie różnić pod względem ilości, dlatego spojrzenie na ilość drukowanych dokumentów na przestrzeni roku wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Co trzeba wziąć pod uwagę podczas podliczania kosztów druku? Przede wszystkim koniecznie trzeba wliczyć cenę zakupu, wynajmu lub dzierżawy drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, koszty zużytych materiałów eksploatacyjnych, jak również koszty zużycia papieru, energii elektrycznej, a także koszty wszelkich wizyt serwisowych oraz napraw urządzenia. Koszty, które otrzymaliśmy należy zsumować i podzielić przez liczbę wydrukowanych przez nas w ciągu roku stron.
TCO, czyli Total Cost of Ownership, a więc samodzielne wyliczenie kosztów realnego druku jest szczególnie trudne w przypadku większych przedsiębiorstw czy dużych firm, ponieważ w takich placówkach najczęściej korzysta się z usługi zarządzania drukiem. System zarządzania drukiem to usługa, dzięki której firma nie musi przejmować się procesem drukowania. W przypadku zarządzania drukiem do potrzeb klienta zostaje dobrane odpowiednie urządzenie, a wszelkie materiały eksploatacyjne oraz papier są dostarczane przez pracowników firmy. Zaletą zarządzania drukiem jest to, że nawet w przypadku awarii firma dostaje drukarkę zamienną, dzięki czemu nie ma żadnych przestojów związanych z użytkowaniem drukarki.
Do obliczenia ceny wydruku jednej strony w drukarce atramentowej będzie nam potrzeba cena tuszu podzielona przez liczbę wydrukowanych stron, koszt głowicy drukującej podzielony przez wydajność urządzenia, a także wszelkie koszty związane z naprawą lub serwisowaniem podzielone przez ilość wykonanych wydruków. Jeżeli w naszej drukarce atramentowej nie ma licznika wydrukowanych dokumentów, warto obliczyć zużycie liczby ryz papieru w ustalonych wcześniej ramach czasowych.
Myślisz, że wybierając tanią drukarkę koszty druku również będą małe? Nic bardziej mylnego! Tańsze drukarki zazwyczaj charakteryzują się kiepską wydajnością, a także źle znoszą intensywne użytkowanie, dlatego nie nadają się kompletnie do pracy w biurze. Inwestycja w droższe urządzenia drukujące opłaca się bardziej w przypadku, gdy często korzystamy z drukarki, ponieważ okaże się ona znacznie tańsza w codziennej eksploatacji. Aby obniżyć koszty druku warto jak najczęściej rezygnować z wydruków kolorowych, ponieważ kolor jest w każdym przypadku droższy niż wydruk monochromatyczny zarówno w przypadku drukarki atramentowej, jak i laserowej. Co więcej, obniżenie kosztów druku jest również możliwe, dzięki wybieraniu zamienników tonerów i tuszy zamiast kupowania oryginalnych materiałów eksploatacyjnych.
Zobacz także: Jak drukować tanio?